La presente Política de Privacidad tiene como finalidad informar a los usuarios sobre el tratamiento de los datos personales que pueden ser facilitados mediante los asistentes virtuales de SolveIA para la gestión de solicitudes y citas.
Responsable: David Ortega Varon
Contacto: contacto@solveia.es
En el contexto de la prestación del servicio a una clínica, la clínica correspondiente actúa como responsable del tratamiento de los datos de sus pacientes, mientras que SolveIA presta el servicio tecnológico como encargado del tratamiento, conforme a las instrucciones de la clínica.
Durante el proceso de solicitud de una cita, el asistente puede solicitar:
• Nombre y apellidos
• Número de teléfono
• Correo electrónico
• Información relacionada con la cita
• Tratamiento solicitado
El campo relativo al tratamiento puede contener información relacionada con la salud. Cuando esto ocurra, dicha información será tratada conforme a las garantías y bases jurídicas previstas por la normativa aplicable a las categorías especiales de datos.
Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:
• Gestionar solicitudes de cita realizadas a través del asistente virtual
• Organizar y gestionar las agendas de las clínicas
• Facilitar la comunicación entre la clínica y sus pacientes
• Enviar recordatorios y comunicaciones relacionadas con las citas
• Gestionar las acciones de confirmación, cancelación o modificación de citas
• Permitir a la clínica correspondiente atender y gestionar las solicitudes
realizadas por sus pacientes
El tratamiento de los datos personales se realizará sobre la base jurídica que corresponda en función de la finalidad concreta y del contexto en el que se produzca el tratamiento, de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos y la normativa española aplicable.
En el ámbito de la asistencia sanitaria, la clínica responsable podrá tratar los datos necesarios para la gestión y prestación de sus servicios cuando dicho tratamiento esté legitimado por la normativa aplicable, sin que el consentimiento constituya necesariamente la única base jurídica para el tratamiento.
La casilla de aceptación de la Política de Privacidad disponible en el asistente virtual permite al usuario manifestar que ha sido informado sobre el tratamiento de sus datos antes de enviar una solicitud. La casilla no sustituye la base jurídica que corresponda a cada tratamiento.
Cuando resulte necesario obtener el consentimiento del usuario para una finalidad determinada, este será solicitado mediante una acción afirmativa y podrá ser retirado posteriormente en los términos establecidos por la normativa aplicable.
Los datos personales tratados mediante SolveIA se almacenan en sistemas destinados a la prestación del servicio y están sujetos a medidas técnicas y organizativas orientadas a garantizar su confidencialidad, integridad, disponibilidad y protección frente a accesos no autorizados.
Los datos personales que requieren protección adicional se almacenan mediante mecanismos de cifrado, de forma que la información permanezca protegida durante su conservación en los sistemas de almacenamiento.
Las copias de seguridad de la información se realizan mediante procedimientos automatizados y están igualmente sometidas a medidas de protección. Los sistemas de copia incorporan mecanismos de verificación destinados a comprobar la integridad de las copias generadas.
SolveIA aplica medidas de supervisión y monitorización de sus sistemas, así como procedimientos destinados a detectar incidencias y mantener la disponibilidad del servicio.
Las medidas de seguridad se revisan y mantienen de acuerdo con los riesgos asociados al tratamiento y con la evolución de los sistemas utilizados.
SolveIA proporciona la infraestructura tecnológica necesaria para facilitar la gestión de solicitudes y citas de las clínicas que utilizan el servicio. Cuando actúa como encargado del tratamiento, SolveIA trata los datos personales siguiendo las instrucciones documentadas de la clínica responsable y únicamente en la medida necesaria para prestar los servicios contratados.
El acceso a los datos personales se encuentra limitado a las operaciones necesarias para la prestación, mantenimiento y seguridad del servicio. SolveIA no utiliza los datos de los pacientes para fines propios, publicitarios o comerciales ajenos a la prestación del servicio contratado.
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para gestionar la solicitud, prestar los servicios correspondientes y cumplir las obligaciones legales que resulten aplicables.
Cuando finalice la relación entre una clínica y SolveIA, los datos correspondientes a dicha clínica serán eliminados de los sistemas de SolveIA, salvo que exista una obligación legal que exija su conservación durante un período adicional.
Las copias de seguridad se encuentran igualmente sujetas a procedimientos de conservación y eliminación establecidos para garantizar que los datos no permanezcan almacenados durante más tiempo del necesario.
Los datos personales podrán ser comunicados únicamente a los destinatarios o categorías de destinatarios necesarios para la gestión de las citas y la prestación de los servicios solicitados.
Telegram se utiliza como canal operativo para que la clínica pueda recibir y gestionar la información necesaria para la administración de sus citas. SolveIA no utiliza Telegram como sistema de almacenamiento permanente de la base de datos de pacientes.
El acceso a la información por parte de la clínica se realiza dentro del marco de la prestación del servicio y de las responsabilidades que correspondan a la clínica como responsable del tratamiento.
SolveIA utiliza Resend exclusivamente como proveedor técnico para el envío de recordatorios y comunicaciones relacionadas con las citas por correo electrónico.
Para realizar dichos envíos pueden comunicarse al proveedor los datos necesarios para generar y entregar el correo electrónico, como la dirección de correo electrónico del destinatario, el nombre y la información necesaria relacionada con la cita.
Los datos utilizados para generar estos mensajes se encuentran protegidos en los sistemas de SolveIA y únicamente se descifran cuando resulta necesario utilizarlos para realizar el envío correspondiente.
La utilización de determinados proveedores tecnológicos puede implicar la comunicación de datos personales a destinatarios situados fuera del Espacio Económico Europeo.
En particular, Resend informa de que determinados datos se almacenan en Estados Unidos. Cuando resulte aplicable, las transferencias internacionales se realizarán utilizando las garantías previstas por la normativa de protección de datos, incluyendo las cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos legalmente aplicables.
SolveIA limita estas comunicaciones a los datos necesarios para la prestación del servicio correspondiente y, en el caso de Resend, a la finalidad específica de envío de los recordatorios por correo electrónico.
El usuario podrá ejercer, en los términos establecidos por la normativa aplicable, los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad de sus datos personales.
Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, el usuario podrá retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado con anterioridad a dicha retirada.
Estos derechos deberán ejercerse, con carácter general, ante la clínica correspondiente, como responsable del tratamiento de los datos de sus pacientes, utilizando los canales de contacto que esta haya habilitado.
Cuando resulte procedente, el usuario también podrá ponerse en contacto con SolveIA a través de contacto@solveia.es para cuestiones relacionadas con el tratamiento realizado por la plataforma en calidad de encargado del tratamiento.
El usuario tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) cuando considere que el tratamiento de sus datos personales no se ajusta a la normativa aplicable.
Con carácter general, se recomienda dirigirse previamente a la clínica responsable del tratamiento para ejercer los derechos correspondientes. Si la respuesta no resulta satisfactoria o no se recibe dentro del plazo establecido, el usuario podrá acudir a la autoridad de control competente.
SolveIA utiliza sistemas automatizados para interpretar las solicitudes realizadas por los usuarios y facilitar la gestión de citas, comunicaciones y operaciones relacionadas con dichas solicitudes.
Estos sistemas no realizan diagnósticos médicos, no determinan tratamientos médicos y no toman decisiones médicas sobre los usuarios.
SolveIA no utiliza estos sistemas para elaborar perfiles de pacientes ni para adoptar decisiones basadas exclusivamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente al usuario.
La utilización de sistemas automatizados se limita a las funciones necesarias para facilitar la prestación del servicio y la gestión de las citas de la clínica correspondiente.
Antes de enviar una solicitud mediante el asistente virtual, el usuario dispone de acceso a esta Política de Privacidad y debe marcar la casilla correspondiente para poder continuar con el envío de sus datos.
La casilla constituye una acción afirmativa mediante la cual el usuario confirma que ha tenido acceso a la información relativa al tratamiento de sus datos. La ausencia de dicha acción impide el envío de la solicitud mediante el asistente.
Cuando sea necesario obtener un consentimiento específico para una determinada finalidad, este deberá solicitarse de forma diferenciada, libre, informada e inequívoca y podrá ser retirado en los términos previstos por la normativa aplicable.
La información facilitada por el usuario deberá ser adecuada, pertinente y necesaria para la gestión de la solicitud. El usuario deberá evitar proporcionar información adicional que no resulte necesaria para la finalidad de la cita.
La presente Política de Privacidad podrá ser actualizada cuando resulte necesario para adaptarla a cambios normativos, técnicos o en los servicios ofrecidos por SolveIA.